Site Yönetimi Nasıl Kurulur?

Site yönetimi, apartman,site gibi birden fazla bağımsız bölümden oluşan yapıların,toplu yaşam alanları olarak kabul edilen ortak kullanım alanlarının yönetimini ve ortak yaşam alanlarında düzeni sağlamak(güvenlik, temizlik, bakım ve diğer hizmetler gibi ) için gerekli olan bir yapıdır.Site yönetiminin kurulması için sitedeki bütün kat maliklerin bir araya gelerek genel kurul toplantısı düzenlemesi ile toplantıya katılanlar tarafından site yönetimi seçilir.Site yönetimi haklarını, sorumluluklarını, yükümlülüklerini ve katılımını belirleyen,yapacağı iş ve eylemlere hukuki bir zemin oluşturan yönetim planına dayanır. Site yönetimi, site sakinlerinin ortak kararlar alabilmeleri, aralarındaki sorunları çözebilmeleri ve sitede ortak  yaşam kalitesini artırabilmeleri için önemlidir.

Site yönetimi nasıl kurulur sorusunun,genel kurulun nasıl toplanacağının ve yönetim planının nasıl olması gerektiğinin cevabı, Kat Mülkiyeti Kanunu’nda detaylı bir şekilde belirtilmiştir. Site yönetimi kurmak için izlenmesi gereken çeşitli adımlar bulunmaktadır.

Yönetim Planının Hazırlanması ve Tapuya Şerh Edilmesi

Yönetim planı, site yönetiminin yönetim tarzını, kullanma maksat ve şeklini, yönetici ve denetçilerin alacakları ücreti,kat maliklerinin haklarını, sorumluluklarını, yükümlülüklerini, ortak gider avansını, yönetim organlarını, toplantı usullerini, oylama kurallarını, denetim mekanizmalarını ve diğer hususların düzenlendiği bütün kat maliklerini ve site sakinlerini bağlayan bir sözleşme hükmündedir.Yönetim planı ilgili gayrimenkulun kat mülkiyetinin tescili sırasında tapuya verilerek şerh ettirilir ve  kat maliklerinin genel kurul toplantısında beşte dört oyu ile değiştirilebilir.

Yönetim Kurulunun Seçilmesi

Yönetim kurulu, site yönetiminin icra organıdır ve tapuda kayıtlı bütün kat maliklerinin oluşturduğu Kat Malikleri Kurulu tarafından seçilir; bir başkan, bir başkan yardımcısı ve bir sayman olmak üzere üç kişiden oluşur. Yönetim kurulu, site yönetim planına, kat malikleri kurulunun kararlarına ve kanuna uygun olarak site yönetimini yürütür. Site sakinlerine karşı sorumludur ve denetime tabidir. Her yıl ocak ayında Kat Malikleri Kurulu’na rapor sunar ve ibra edilir.

Karar, Yönetim ve İşletme Defterlerinin Noterden Açtırılması

Karar defteri, site yönetiminin karar organı olan Kat Malikleri Kurulu’nun aldığı kararları kaydettiği defterdir. Karar defteri, Kat Malikleri Kurulunun toplantı tutanaklarını, oylama sonuçlarını, alınan kararları ve diğer hususları içerir.

Yönetim defteri, site yönetiminin icra organı olan Yönetim Kurulu’nun yaptığı işlemleri kaydettiği defterdir. Site yönetim planına, kat malikleri kurulunun kararlarına ve kanuna uygun olarak yapılan tüm giderleri, gelirleri, borçları, alacakları, sözleşmeleri ve diğer konuları kapsar.

İşletme defteri, site yönetiminin hesap organı olan Denetim Kurulu’nun yaptığı denetimleri kaydettiği defterdir. İşletme defteri, yönetim kurulunun yönetim defterine kaydettiği tüm giderleri, gelirleri, borçları, alacakları, sözleşmeleri ve diğer hususları denetleyerek, sonuçları, görüşleri, önerileri ve diğer hususları içerir. Bu üç defter de noterden onaylı ve mühürlü olmalıdır.

Bütçenin Belirlenmesi ve Ortak Gider Avansının Tahsili

Bütçe, site yönetiminin gelir ve gider tahminlerini gösteren plandır. Bütçe, yönetim kurulu tarafından hazırlanır ve Kat Malikleri Kurulu tarafından genel kurulda onaylanır. Bu bütçe, site yönetim planına, kat malikleri kurulunun kararlarına ve kanuna uygun olarak site yönetiminin ihtiyaç duyduğu tüm hizmetlerin, bakımların, onarımların, yatırımların ve diğer giderlerin karşılanmasını için kullanılır.

Ortak gider avansı, site yönetiminin gelir kaynağıdır ve site sakinlerinin site yönetimine yaptıkları aylık ödemelerdir. Ortak gider avansı, site yönetim planına, kat malikleri kurulunun kararlarına ve kanuna uygun olarak site sakinlerinin arsa paylarına göre belirlenir. Yönetim kurulu tarafından tahsil edilir ve yönetim defterine kaydedilir.